Nach rund 90 Tagen KI-Strategiearbeit sollten sechs Ergebnisse auf dem Tisch liegen: eine priorisierte Use-Case-Liste, ein Daten- und Systemcheck, ein validierter Prototyp oder eine begründete Entscheidung gegen einen Proof of Concept, eine Roadmap für die nächsten 12 Monate, eine Einordnung nach EU AI Act und interner Governance sowie ein Business Case je priorisiertem Use Case. Eine KI-Beratung, die nach drei Monaten nur Folien und Empfehlungen liefert, hat den wichtigsten Teil der Arbeit ausgelassen: die Prüfung, ob die Ideen mit Ihren Daten, Ihren Systemen und Ihrem Budget funktionieren.
Die 90 Tage sind dabei ein typischer Rahmen, keine feste Zusage. Wie lange es tatsächlich dauert, hängt davon ab, wie schnell Daten bereitstehen, wie verfügbar Ihre Ansprechpartner sind und wie viele Use Cases ernsthaft geprüft werden. Dieser Beitrag beschreibt, was in welcher Phase entsteht, wer auf Ihrer Seite gebraucht wird und woran Sie eine belastbare KI-Beratung von einer schwachen unterscheiden.
Was nach 90 Tagen auf dem Tisch liegen sollte
Eine KI-Strategie ist kein Dokument, sondern eine Reihe von Entscheidungen, die auf geprüften Annahmen beruhen. Die folgenden sechs Lieferobjekte machen diese Entscheidungen nachvollziehbar:
- Priorisierte Use-Case-Liste. Alle gesammelten Ideen, bewertet nach Nutzen, Aufwand, Datenverfügbarkeit und Risiko. Am Ende stehen typischerweise drei bis fünf Vorhaben oben, der Rest ist bewusst zurückgestellt, mit Begründung.
- Daten- und Systemcheck. Welche Daten liegen wo, in welcher Qualität, mit welchen Zugriffsrechten? Welche Systeme (ERP, CRM, DMS, Ticketsystem) müssen angebunden werden, und gibt es dafür Schnittstellen?
- Ein validierter Prototyp oder eine PoC-Entscheidung. Für den wichtigsten Use Case wird geprüft, ob er technisch trägt. Das Ergebnis ist entweder ein lauffähiger Prototyp mit gemessenen Ergebnissen oder eine dokumentierte Entscheidung, warum ein Proof of Concept (noch) nicht sinnvoll ist.
- Roadmap für 12 Monate. Vorhaben mit Reihenfolge, Abhängigkeiten, Meilensteinen, Aufwandsklassen und Zuständigkeiten, als Grundlage für Budget und Planung.
- Governance- und EU-AI-Act-Einordnung. Jeder priorisierte Use Case ist einer Risikoklasse zugeordnet, Datenschutzfragen sind geklärt, und es gibt interne Regeln für den KI-Einsatz.
- Business Case je Use Case. Erwarteter Nutzen als Zielwert, mit offengelegten Annahmen, dazu Kosten für Umsetzung und Betrieb sowie die Kennzahl, an der Erfolg gemessen wird.
Fehlt eines dieser Elemente, ist die Strategie nicht falsch, aber unvollständig. Am häufigsten fehlen Punkt 2 und Punkt 3, weil sie echte Arbeit mit Ihren Daten verlangen.
Der Phasenplan: Tag 1–30, 31–60, 61–90
Der folgende Plan zeigt, wie sich die Arbeit typischerweise auf drei Phasen verteilt. Jede Phase endet mit Lieferobjekten, die Sie abnehmen können, bevor die nächste beginnt.
| Phase | Schwerpunkt | Lieferobjekte am Phasenende |
|---|---|---|
| Tag 1–30 | Discovery und Assessment | Use-Case-Liste mit Bewertung, Daten- und Systemcheck, erste Risikoeinordnung, Auswahl des Pilot-Use-Cases |
| Tag 31–60 | Prototyp oder Proof of Concept | Lauffähiger Prototyp mit Testdaten, definierte Erfolgskriterien, Messergebnisse, Aufwandsschätzung für den Produktivbetrieb |
| Tag 61–90 | Entscheidung und Roadmap | Go/No-Go-Entscheidung, Business Cases, Roadmap für 12 Monate, Governance-Regeln, Entscheidungsvorlage für Geschäftsführung |
Tag 1–30: Discovery und Assessment
Die erste Phase beginnt mit einem Workshop, in dem Fachbereich und IT gemeinsam KI-Ideen sammeln und grob bewerten. Danach folgt das Assessment: Wir sehen uns Datenlage, Systemlandschaft, Prozesse und Kompetenzen an. Für ein vollständiges Assessment mit priorisierter Roadmap-Skizze planen wir typischerweise zwei bis vier Wochen ein. Am Ende dieser Phase steht fest, welcher Use Case als Erstes geprüft wird, und warum gerade dieser.
Tag 31–60: Prototyp oder Proof of Concept
In der zweiten Phase wird der wichtigste Use Case gebaut, nicht nur beschrieben. Unser Ziel ist ein nutzbarer Prototyp in etwa vier Wochen. Vorher werden Erfolgskriterien festgelegt: Welche Antwortqualität, welche Durchlaufzeit, welche Fehlerquote muss der Prototyp erreichen, damit sich der Ausbau lohnt? Gearbeitet wird mit anonymisierten oder synthetischen Beispieldaten, solange Produktionsdaten nicht freigegeben sind.
Tag 61–90: Entscheidung und Roadmap
Die dritte Phase übersetzt die Ergebnisse in Entscheidungen. Der Prototyp wird gegen die Erfolgskriterien ausgewertet, die Business Cases werden mit den gemessenen Werten aktualisiert, und die Roadmap ordnet alle Vorhaben für die nächsten 12 Monate. Dazu kommen die Governance-Regeln und eine Entscheidungsvorlage für die Geschäftsführung. Umsetzen können Sie danach intern, mit einem Partner Ihrer Wahl oder mit uns.
Wer auf Ihrer Seite gebraucht wird
Eine KI-Strategie entsteht nicht ohne Ihr Team. Diese Rollen sollten benannt sein, bevor die Arbeit beginnt:
- Sponsor aus der Geschäftsführung. Trifft die Go/No-Go-Entscheidung und gibt Budget frei. Wenige Termine, aber an den richtigen Stellen.
- Verantwortliche Person für das Vorhaben. Koordiniert Termine, Datenzugänge und Abstimmungen, idealerweise mit einigen Stunden pro Woche.
- Fachexpertinnen und -experten. Ein bis zwei Personen, die den Prozess kennen, den KI verbessern soll. Ohne sie bleibt jede Bewertung theoretisch.
- Technische Ansprechperson. Kennt Systeme, Schnittstellen und Sicherheitsvorgaben und kann Zugänge freigeben.
- Datenschutz und gegebenenfalls Betriebsrat. Sollten früh eingebunden werden. Soll ein KI-System Verhalten oder Leistung von Beschäftigten auswerten können, greift das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG.
Auf unserer Seite sprechen Sie direkt mit dem Gründer Michael Kerkhoff, der Empfehlungen auch technisch verantwortet. Spezialisierte Freelancer kommen nach Bedarf dazu.
EU AI Act: Was im November 2026 gilt
Die Einordnung nach EU AI Act gehört in jede KI-Strategie, weil sie bestimmt, welcher Dokumentations- und Prüfaufwand auf einen Use Case zukommt. Der Stand hat sich 2026 verschoben: Mit dem Digital-Omnibus zur KI, Verordnung (EU) 2026/1744, veröffentlicht im Amtsblatt am 24. Juli 2026, wurden mehrere Fristen der KI-Verordnung (EU) 2024/1689 geändert. Nach dem Umsetzungszeitplan des AI Act Service Desk der EU-Kommission gilt derzeit:
| Datum | Was gilt |
|---|---|
| 2. Februar 2025 | Verbotene Praktiken und Vorgaben zur KI-Kompetenz (Art. 4) |
| 2. August 2025 | Pflichten für Anbieter von KI-Modellen mit allgemeinem Verwendungszweck |
| 2. August 2026 | Großteil der Regeln, darunter Transparenzpflichten nach Art. 50; Beginn der Durchsetzung |
| 2. Dezember 2026 | Neue Verbote (u. a. nicht einvernehmliche sexuelle Deepfakes); Übergangsfrist nach Art. 50 Abs. 2 für bestimmte Systeme, die vor dem 2. August 2026 auf dem Markt waren |
| 2. Dezember 2027 | Hochrisiko-Pflichten für Systeme nach Anhang III (vorher 2. August 2026) |
| 2. August 2028 | Hochrisiko-Pflichten für KI in Produkten nach Anhang I (vorher 2. August 2027) |
Zur KI-Kompetenz: Der Omnibus hat Art. 4 abgeschwächt. Anbieter und Betreiber müssen die Entwicklung von KI-Kompetenz unterstützen, statt ein bestimmtes Niveau sicherzustellen, wie das Future of Privacy Forum zusammenfasst. Für die Strategie heißt das: Schulungen bleiben sinnvoll und sollten in der Roadmap stehen, der Nachweis eines Mindestniveaus je Person ist aber keine Pflicht mehr.
Für die meisten Use Cases im Mittelstand, etwa Wissenssuche in Handbüchern, Angebotsvorbereitung oder Dokumentenklassifikation, fällt die Einordnung meist auf minimales oder begrenztes Risiko. Bei Chatbots oder KI-generierten Inhalten kommen die Transparenzpflichten nach Art. 50 hinzu. Anders ist es bei Anwendungen aus Anhang III, etwa im Personalbereich bei Bewerberauswahl oder Leistungsbewertung. Die Verschiebung auf Dezember 2027 ist kein Grund, solche Vorhaben ohne Governance zu starten: Die Pflichten kommen, und die Dokumentation lässt sich nachträglich nur mit deutlich mehr Aufwand erstellen. Dieser Abschnitt ist eine Einordnung, keine Rechtsberatung.
Typische Fallstricke
Diese Muster sehen wir bei KI-Strategievorhaben am häufigsten:
- Zu viele Use Cases gleichzeitig. Zwanzig Ideen parallel zu prüfen heißt, keine davon gründlich zu prüfen. Besser: einen Use Case bis zur Entscheidung bringen, dann den nächsten.
- Datenlage wird zu spät geprüft. Die beste Idee scheitert, wenn die Daten verstreut, unvollständig oder rechtlich nicht nutzbar sind. Der Datencheck gehört in die erste Phase, nicht in die Umsetzung.
- Erfolg ist nicht definiert. Ohne vorab festgelegte Kennzahl wird jeder Prototyp zum Erfolg erklärt. Legen Sie fest, was „gut genug“ bedeutet, bevor gebaut wird.
- Fachbereich fehlt. Strategien, die nur zwischen Geschäftsführung und IT entstehen, scheitern oft an der Akzeptanz im Alltag.
- Strategie ohne Umsetzungspfad. Eine Roadmap ohne Zuständigkeiten, Aufwandsklassen und Budgetrahmen bleibt ein Wunschzettel.
- Modellwahl als Startpunkt. Ob Claude, GPT, Gemini oder ein offenes Modell wie Llama oder Mistral passt, folgt aus Use Case, Datenschutz und Kosten, nicht umgekehrt.
Gute oder schwache KI-Strategieberatung: woran Sie den Unterschied erkennen
| Merkmal | Gute Strategieberatung | Schwache Strategieberatung |
|---|---|---|
| Ergebnis je Phase | Benannte Lieferobjekte, die Sie abnehmen | „Erkenntnisse“ und Folien ohne klare Abnahme |
| Machbarkeit | Mit Ihren Daten und Systemen geprüft | Annahmen aus Branchenstudien |
| Prototyp | Gebaut und gemessen, oder begründet verworfen | Nicht vorgesehen oder an Dritte ausgelagert |
| Preismodell | Festpreis nach Scoping, Umfang vorab klar | Offene Stundenabrechnung ohne Obergrenze |
| Technologie | Herstellerneutral, Entscheidung begründet | Vorab festgelegt auf einen Anbieter |
| Übergabe | Roadmap, die auch Ihr Team oder ein anderer Partner umsetzen kann | Abhängigkeit vom Berater für jeden nächsten Schritt |
| Regulierung | EU AI Act je Use Case eingeordnet, mit aktuellen Fristen | Pauschaler Hinweis auf „Compliance“ |
Eine gute Prüffrage im Erstgespräch: „Was genau halten wir nach 30 Tagen in der Hand?“ Wer darauf keine konkrete Antwort hat, wird sie nach 90 Tagen auch nicht haben. Wie sich reine Beratung und Beratung mit eigener Umsetzung unterscheiden, zeigt unser Vergleich End-to-End vs. AI Consulting. Wenn Sie zwischen Agentur und Einzelperson abwägen, hilft der Beitrag KI-Agentur vs. Freelancer.
Workshops als Einstieg: Festpreise und Scoping
Nicht jedes Unternehmen braucht sofort 90 Tage. Der Einstieg ist bei uns immer ein Workshop zum Festpreis:
- Light Discovery (½ Tag, remote): 1.500 € netto. Ideen sammeln und bewerten, erste Priorisierung.
- Strategy Day (1 Tag, remote oder vor Ort): 2.500 € netto. Use Cases mit Machbarkeits- und ROI-Matrix bewerten und priorisieren.
- Prototyping Sprint (2 Tage, vor Ort empfohlen): 4.500 € netto. Zusätzlich ein bis zwei klickbare Prototypen und eine Go/No-Go-Entscheidung.
Teil des Workshop-Ergebnisses ist ein 30/60/90-Tage-Plan mit Zuständigkeiten. Dieser Plan ist der Ausgangspunkt für die Phasen oben: Er zeigt, welche Teile Ihr Team selbst übernehmen kann und wo Unterstützung sinnvoll ist. Für alles, was über den Workshop hinausgeht, gilt: Festpreis nach Scoping, Angebot in 48 Stunden. Größere Vorhaben teilen wir in Meilensteine mit eigenen Festpreisen. So wissen Sie vor jeder Phase, womit Sie rechnen. Was KI-Projekte nach der Strategie typischerweise kosten, erklären wir unter Kosten der KI-Entwicklung. Details zu den Formaten finden Sie bei den KI-Workshops.
Wer vorab einschätzen möchte, wo das eigene Unternehmen steht, kann den KI-Reifegrad-Selbsttest im Mittelstand-Guide nutzen: sieben Fragen, mit Hinweisen zu sinnvollen nächsten Schritten. Speziell für mittelständische Unternehmen beschreibt die Seite KI-Beratung für den Mittelstand die passenden Formate, und vor Ort in Berlin-Charlottenburg arbeiten wir unter KI-Beratung Berlin.
Häufige Fragen
Wie lange dauert es, eine KI-Strategie zu entwickeln?
Ein Workshop dauert einen halben bis zwei Tage. Ein Assessment mit priorisierter Roadmap braucht typischerweise zwei bis vier Wochen. Wenn zusätzlich ein Prototyp gebaut und ausgewertet wird, sind rund 90 Tage ein realistischer Rahmen. Entscheidend sind die Verfügbarkeit Ihrer Ansprechpartner und der Datenzugang.
Was kostet eine KI-Strategieberatung?
Der Einstieg ist ein Workshop zum Festpreis: 1.500 €, 2.500 € oder 4.500 € netto, je nach Format. Für Assessment, Prototyp und Roadmap gilt: Festpreis nach Scoping, Angebot in 48 Stunden. Eine offene Stundenabrechnung bieten wir nicht an.
Brauchen wir eine KI-Roadmap, wenn wir schon einen konkreten Use Case haben?
Nicht zwingend. Wenn Use Case, Daten und Erfolgskriterium klar sind, ist ein Proof of Concept oft der direktere Weg. Eine Roadmap lohnt sich, sobald mehrere Vorhaben um Budget und Personal konkurrieren oder die Geschäftsführung eine Gesamtplanung erwartet.
Was passiert, wenn der Prototyp die Erfolgskriterien nicht erreicht?
Dann ist das ein Ergebnis, kein Scheitern. Sie haben mit überschaubarem Aufwand verhindert, dass Budget in ein Vorhaben fließt, das an Daten, Qualität oder Kosten scheitert. Die Roadmap wird entsprechend angepasst, und der nächste Use Case rückt nach.
Müssen wir die Umsetzung bei Context Studios beauftragen?
Nein. Die Roadmap ist so aufgebaut, dass Ihr eigenes Team oder ein anderer Partner damit arbeiten kann. An Code und Prototypen aus Workshops erhalten Sie mit vollständiger Bezahlung die ausschließlichen Nutzungsrechte. Wenn Sie möchten, setzen wir die Vorhaben auch selbst um. Ein kostenloses Erstgespräch von 30 Minuten können Sie über die Kontaktseite vereinbaren.
Quellen
- Verordnung (EU) 2026/1744 (Digital-Omnibus zur KI), Amtsblatt der EU vom 24.07.2026: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2026/1744/oj
- Verordnung (EU) 2024/1689 (KI-Verordnung): https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2024/1689/oj
- EU-Kommission, AI Act Service Desk, Umsetzungszeitplan (abgerufen 02.11.2026): https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/en/ai-act/timeline/timeline-implementation-eu-ai-act
- Future of Privacy Forum, „The AI Act Implementation Timeline: What Changes Under the AI Omnibus?“: https://fpf.org/blog/the-ai-act-implementation-timeline-what-changes-under-the-ai-omnibus
- § 87 Betriebsverfassungsgesetz: https://www.gesetze-im-internet.de/betrvg/__87.html