Rechnungsstellung

Unsere KI analysiert Ihre historischen Rechnungen, Zahlungsbedingungen, Kundenzahlungsverhalten und Buchhaltungskategorien. Sie lernt Ihre Namenskonventionen, Steuerregeln und Abrechnungszyklen, um Rechnungserstellung präzise zu automatisieren.

Immer. KI erstellt Rechnungsentwürfe, die Ihre Genehmigung vor dem Versand erfordern. Sie können Vertrauensschwellen festlegen – Rechnungen mit hoher Konfidenz können automatisch versendet werden, während Grenzfälle zur Prüfung in der Warteschlange landen.

Die Sicherheit von Finanzdaten ist paramount. KI-Verarbeitung erfolgt in isolierten, verschlüsselten Umgebungen. Ihre Daten trainieren nie geteilte Modelle, und wir halten SOC 2-Compliance mit vollständigen Audit-Trails für alle KI-gestützten Aktionen ein.

Rechnungen in Deutschland müssen gemäß §14 UStG Pflichtangaben enthalten: (1) Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. (2) Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers. (3) Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. (4) Rechnungsdatum. (5) Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer. (6) Menge und Art der Leistung. (7) Zeitpunkt der Lieferung/Leistung. (8) Entgelt und Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung. (9) Hinweis auf Aufbewahrungspflicht bei Bauleistungen. Zusätzlich: Bei Reverse-Charge-Verfahren (B2B EU): Hinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers". Kleinunternehmer (§19 UStG): Hinweis "Kein Steuerausweis aufgrund Kleinunternehmerregelung". E-Rechnungen: Ab 2025 müssen B2B-Rechnungen in strukturiertem Format (XRechnung, ZUGFeRD) versendet werden können. Software-Anforderung: GoBD-konform (unveränderbare Archivierung für 10 Jahre). Nicht-Compliance führt zu: Nicht-Abzugsfähigkeit der Vorsteuer beim Kunden, Bußgelder bei Prüfungen.

Recurring Billing ist essentiell für Subscription-Businesses. Setup: (1) Template-Definition: Erstellen Sie Invoice-Templates mit festen Positionen (z.B. "Monatsretainer SEO - 2.000€"). (2) Billing-Schedule: Definieren Sie Intervalle (monatlich, quartalsweise, jährlich) und Start-Datum. (3) Automatische Generierung: System erstellt Rechnungen automatisch am Billing-Date. (4) Auto-Send: Rechnungen werden per E-Mail versendet (optional: erst nach manueller Review). (5) Payment-Collection: Bei Integration mit Payment-Providern (Stripe, GoCardless): Automatischer Einzug via SEPA/Kreditkarte. Bei Fehlschlag: Retry-Logic (3 Versuche) und automatische Benachrichtigung. Advanced: (1) Proration: Bei Mid-Cycle-Changes (Upgrade, Downgrade) anteilige Berechnung. (2) Usage-Based-Billing: Kombination aus Flat-Fee + variable Komponente (z.B. API-Calls). (3) Multi-Currency: Abrechnung in Kundenwährung mit Wechselkurs-Snapshot am Billing-Date. Tools: Stripe Billing, Chargebee, oder Custom-Integration. Wichtig: Transparente Kommunikation – Kunden sollten 3-5 Tage vor Abbuchung Vorab-Info erhalten.

Embedded Payments beschleunigen Zahlungseingänge um 40-60%. Implementierung: (1) Payment-Provider-Auswahl: Stripe (international, developer-friendly), Mollie (EU-fokus, lokale Methoden), PayPal (hohe Verbreitung, aber höhere Fees). (2) Payment-Link-Generation: Jede Rechnung erhält unique Payment-Link. Kunde klickt, wählt Zahlmethode, zahlt – Status wird automatisch in Ihrem System aktualisiert. (3) Payment-Methoden: Bieten Sie mindestens 3 Optionen – Kreditkarte (Visa, Mastercard), SEPA-Lastschrift (für B2B), PayPal (Consumer). Optional: Klarna, Apple/Google Pay. (4) Security: PCI-DSS-Compliance via Provider (Sie speichern nie Kartendaten), 3D-Secure für EU-Transaktionen. (5) Reconciliation: Automatisches Matching von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen via Reference-ID. (6) Fees: Typisch 1,5-2,9% + 0,25€ pro Transaktion – kalkulieren Sie diese ein oder geben Sie sie weiter (Surcharging, reguliert). Technical Setup: REST API des Providers, Webhook für Zahlungsstatus-Updates. B2B-Consideration: Viele B2B-Kunden bevorzugen klassische Überweisung – zwingen Sie nicht zu Online-Payment, bieten Sie es als Option.